Lancer les invitations
Cette vidéo vous montre comment inviter vos participants à passer des évaluations depuis la plateforme KeyPredict.
Vous pouvez inviter un participant à passer une évaluation soit :
- Depuis le menu Participants > Liste, cherchez le participant concerné, puis cliquer sur “Inviter”
- En allant sur la fiche du participant, puis en cliquant sur “Inviter”
Depuis le formulaire d’invitation, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Etape 1 - Sélectionner les évaluations
L’écran va afficher la liste des évaluations disponibles pour chaque éditeur. Pour ajouter une évaluation, il vous suffit de cliquer sur l'icône "+" à côté de son nom.
Vous retrouverez la liste des évaluations sélectionnées avec les détails des crédits correspondants sur la colonne de sélection à droite.
Astuce ! Utilisez la barre de recherche pour rechercher les outils que vous souhaitez inviter à passer.
Etape 2 - Paramétrer les options de passation
Pour chaque évaluation, la langue ou le niveau de difficulté sont suggérés par défaut mais vous pouvez :
-
- Modifier la langue du questionnaire en sélectionnant parmi celles disponibles
- Définir le niveau de difficulté pour les tests informatiques : Débutant, Moyen ou Avancé.
- Activer l’option “Proctoring” pour toute la sélection (sur la liste à droite) ou seulement pour une évaluation (sur la liste à gauche) pour surveiller les passations.
Etape 3 - Paramétrer les options d’envoi
Configurez les options supplémentaires, telles que le mail d’invitation à envoyer, la visibilité du rapport pour le candidat et la date d'expiration en cliquant sur l’icône “options” sur votre liste de sélection à droite.
Etape 4 - Vérifier le contrat à utiliser (Crédits, Licence Annuelle)
Si vous êtes en contrat à crédits ou en licence annuelle, le nombre total de crédits ou de tests déduits de votre solde au moment de l’invitation sera affiché.
Assurez vous donc de bien sélectionner le contrat approprié avant de valider l’invitation.
Si vous avez un abonnement, les crédits seront annotés comme étant illimités.
Une fois toutes les sélections et paramètres configurés, cliquez sur “Envoyer”. Les participants recevront les invitations pour passer les évaluations par e-mail.
Parcours candidat depuis l’e-mail d’invitation
Après avoir cliqué sur le lien présent dans l’e-mail d’invitation, le participant sera redirigé vers une page intermédiaire qui s’adapte automatiquement au contexte :
🔹 Si un seul test est à passer :
Le candidat accède directement au questionnaire. Une fois complété, il est redirigé vers une page de confirmation avec un bouton pour accéder à son espace personnel.
🔹 Si plusieurs tests sont à passer :
Une liste des tests s’affiche, permettant au candidat de les réaliser dans l’ordre de son choix. Après chaque test, la liste est mise à jour. Une fois tous les tests terminés, un bouton “Mon espace” est proposé.
🔹 Cas spécifique des invitations via un ATS :
Le candidat est redirigé, une fois tous les tests passés, vers la page de connexion de votre propre ATS (si l’URL a été renseignée dans l’invitation).
Questions fréquentes liées aux passations
1- Pourquoi les participants ne reçoivent pas les liens d'invitation à passer les tests ?
Il peut arriver que certains participants disent ne pas recevoir les invitations à passer les tests. Pour cela :
- Assurez-vous que vous avez activé l'envoi de mails dans Gestion du compte > Configuration > Paramètres.
- Vérifiez que l'adresse email du participant est correcte.
- Consultez la liste des évaluations depuis l’onglet “Évaluations” sur la fiche Participant pour vérifier le statut d’envoi de l'email.
- Vérifiez vos spams, et assurez-vous également que le participant a vérifié ses spams de son côté.
2- Comment faire lorsque le lien d’invitation ne fonctionne pas ?
Le lien fourni est sécurisé et son utilisation est soumise à des limitations quant au nombre d'accès (par exemple, pour les invitations, un maximum de 7 utilisations est autorisé).
Nous vous conseillons d’aller sur l’onglet “Évaluations” sur la fiche du participant, puis d’envoyer à nouveau l'invitation en cliquant sur “Relancer” ou lui donner directement le lien en cliquant sur l’icône correspondante.
3- Pourquoi mes participants n’arrivent pas à accéder au test lorsque l’option proctoring est activée ?
Si vous avez activez l’option proctoring, le participant doit dans un premier temps autoriser l'accès à sa localisation, à sa caméra et à son microphone.
Cette demande d’autorisation s'affiche avant d’accéder au questionnaire, et il suffit de cliquer sur "Autoriser" pour procéder.
4- Pourquoi je ne reçois pas de mail de notification lorsque le participant a terminé l'évaluation ?
Assurez-vous que l’envoi de notification est bien activé depuis Gestion du compte > Configuration > Paramètres.
Seule la personne qui envoie l’invitation au participant reçoit des notifications concernant les passations de celui-ci.